起草機(jī)關(guān)公文，就是要善于站在全局和理論的制高點(diǎn)上思考問題、提出對策，文以載道，突出文字材料的思想性，給人以啟示和共鳴。文章依賴“思想”而永生，因無“靈魂”而猝死。寫材料首先一定要注意提煉“思想”，善于站在講政治的高度，著眼全局看局部，不就事論事，把具體的東西理論化；善于緊密結(jié)合單位實(shí)際，既不違背上級(jí)精神，又能突出單位特色，把上面的精神具體化；善于運(yùn)用新語言、新事例，不簡單“重復(fù)過去的故事”。而是把傳統(tǒng)的東西現(xiàn)代化。
俗話說：話需通俗方傳遠(yuǎn)。寫材料要想達(dá)到“純自然”的狀態(tài)，一定要多使用通俗易懂、平實(shí)準(zhǔn)確、群眾喜聞樂見的語言來揭示公文的主旨，絕不能像文學(xué)語言那樣進(jìn)行描寫和夸張，否則會(huì)給人以嘩眾取寵的感覺。
公文不是用來記錄個(gè)人見聞的，也不是闡發(fā)個(gè)人見解的。而是秉承領(lǐng)導(dǎo)旨意、根據(jù)工作需要寫的。這就要求起草公文時(shí)，一定要用心揣摩領(lǐng)導(dǎo)意圖、思維方向、關(guān)注的重點(diǎn)等等，想方設(shè)法把領(lǐng)導(dǎo)的思想和意圖理解準(zhǔn)、領(lǐng)會(huì)透，而不能斷章取義、隨心所欲，更不能“另起爐灶”。處處留心皆學(xué)問。要通過細(xì)心觀察、悉心揣摩、科學(xué)分析，努力去挖掘、擴(kuò)展、完善、深化和延伸領(lǐng)導(dǎo)的意圖，力爭把感性的東西理性化、不完整的東西系統(tǒng)化。
胡喬木同志曾告誡機(jī)關(guān)的同志：“寫文章用材料是為了說明觀點(diǎn)，文章寫出來叫大家看不清楚，就是不鮮明，就是材料與觀點(diǎn)沒有聯(lián)系好，每個(gè)觀點(diǎn)應(yīng)該接著有事實(shí)作證明，不能證明觀點(diǎn)的事實(shí)不要用�！币虼�。起草公文一定要學(xué)會(huì)“量體裁衣”，也就是要切實(shí)處理好表達(dá)觀點(diǎn)與選用材料的關(guān)系。對于出思想、出經(jīng)驗(yàn)的系統(tǒng)性文字材料，不少人感到力不從心，這就需要認(rèn)真地鉆研，努力做到鮮明清楚、綱舉目張。
“借梯上樓”，也就是善于收集整理各種資料，用心學(xué)習(xí)運(yùn)用他人的經(jīng)驗(yàn)，做到少走或不走彎路。積累的重中之重是儲(chǔ)備觀點(diǎn)，要注意積累一些有戰(zhàn)略性的思想，在關(guān)鍵時(shí)候能用上一個(gè)觀點(diǎn)、一個(gè)事例、一句話，就實(shí)現(xiàn)它的價(jià)值了。除了積累，關(guān)鍵還是要用活用好相關(guān)資料，既要廣納博采，又要超越常規(guī)，尋求突破只有這樣，才能寫出既源于資料又超越資料的高質(zhì)量材料，產(chǎn)生比原材料更新的思想飛躍，從而達(dá)到積累和運(yùn)用資料的新境界。
機(jī)關(guān)干部提高公文寫作水平的方法和途徑有多種。但實(shí)踐證明，勤于和善于學(xué)習(xí)范文、模仿范文是一條捷徑。比如，在學(xué)習(xí)范文時(shí)，可將自己融進(jìn)去，首先想一想如果自己起草這份材料應(yīng)該怎樣寫，分幾個(gè)部分、提什么觀點(diǎn)，然后再看看人家是怎樣把握的，比著葫蘆畫瓢，時(shí)間長了，就能夠舉一反三、觸類旁通，漸入佳境、升華超越，寫出一手漂亮的文字材料來。
文無定論，重在創(chuàng)新。在起草機(jī)關(guān)公文過程中，一定要有意識(shí)地?cái)[脫習(xí)慣思維方式和條條框框約束。善于從書本中、從老經(jīng)驗(yàn)中跳出來，善于用新的視角看問題，用新的思路想問題要經(jīng)常關(guān)注和研究新形勢、新動(dòng)態(tài)、新情況和新問題，不人云亦云，善于從“新”中求異。
吸收多種信息，利用多種學(xué)科知識(shí)，為研究課題、制定政策措施服務(wù)，為我所用，不失為一種好的方法。比如在起草領(lǐng)導(dǎo)講話、調(diào)研報(bào)告等材料時(shí)，完全可以借助嫁接這種思考問題的思路，大膽地將管理學(xué)、心理學(xué)、人才學(xué)、系統(tǒng)論、協(xié)同論等納入你的寫作視野，努力在結(jié)合處做文章、下功夫，通過嫁接，將性質(zhì)相同或相近的內(nèi)容結(jié)合在一起，就能使材料增色、添彩不少，收到特別理想的寫作效果。
適當(dāng)運(yùn)用排比、對偶、遞進(jìn)、借代、反復(fù)等修辭方式。在反映內(nèi)容的同時(shí)能夠產(chǎn)生一種美感，激發(fā)一種情趣，增強(qiáng)公文表達(dá)效果，吸引讀者去深刻領(lǐng)會(huì)文章的內(nèi)容，從而達(dá)到“言之有文”、“行之更遠(yuǎn)”的境界。
好的文字材料是改出來的。古今中外大凡文章寫得好的人，都會(huì)在修改上下功夫。平時(shí)我們常說的修改是在文章寫成之后，其實(shí)在寫作之前，對于立意布局的反復(fù)推敲，對于寫作提綱的再三斟酌，都帶有修改的性質(zhì)。因此，從起草以前到寫完以后，從內(nèi)容到形式，始終注重反復(fù)推敲、充分修改、精心核對，顯得尤為重要。